Selbstständigkeit starten: Steuern, Sozialversicherung und erste Schritte

Zuerst fünf verschiedene Fragen beantworten

Tätigkeiten vergleichen · Fristenübersicht · GKV-/PV-Beispiele · Start-Checkliste

Eine selbstständige Tätigkeit beginnt nicht mit einem einzigen Formular. Beschreiben Sie zunächst konkret, welche Leistung oder Ware Sie anbieten, wer Ihre Kunden sind, wie die Arbeit organisiert ist, wann Sie starten und ob Sie daneben beschäftigt, familienversichert, im Studium oder im Rentenbezug sind. Diese Tatsachen werden von verschiedenen Stellen für unterschiedliche Entscheidungen benötigt.

Dieser Leitfaden betrifft den Start mit Bezug zu Deutschland. Die folgenden Pflichten sind nach Tätigkeit, Rechtsform und persönlicher Ausgangslage auszuwählen. Für reglementierte Berufe, besondere Branchen und grenzüberschreitende Fälle kommen weitere Anforderungen hinzu.

Steuerlich einordnen: Gewerbe, freier Beruf oder Land- und Forstwirtschaft

Beschreiben Sie zuerst, was Sie tatsächlich anbieten: beispielsweise Warenverkauf, individuelle Beratung, Unterricht, künstlerische Leistungen oder landwirtschaftliche Erzeugnisse. Hinzu kommen Rechtsform, Mitarbeitende und die Verbindung verschiedener Leistungen. Die Bezeichnung „Freelancer“ oder „Nebengewerbe“ ersetzt diese Prüfung nicht. Auch eine Steuernummer oder Gewerbeanmeldung entscheidet nicht verbindlich über Ihren sozialversicherungsrechtlichen Status.

Beim Einzelunternehmen können trennbare freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten getrennt erfasst und erklärt werden. Klare Leistungsbeschreibungen und Aufzeichnungen helfen dabei. Untrennbare Leistungen erfordern eine Gesamtwürdigung. Bei Personengesellschaften kann eine gewerbliche Tätigkeit auf weitere Einkünfte abfärben. Die Regeln sind daher nicht ohne Weiteres vom Einzelunternehmen auf eine GbR übertragbar.

Begriffe auseinanderhalten: Kleinunternehmer ist eine umsatzsteuerliche Einordnung. Kleingewerbe betrifft andere rechtliche Fragen. Nebenberuflichkeit entscheidet weder allein über die Steuerart noch über Kranken- oder Rentenversicherungspflicht.

Grundlagen: § 15 EStG, § 18 EStG, § 13 EStG und § 2 GewStG.

Tätigkeiten im direkten Vergleich: Steuer und Sozialversicherung

Die Tabelle zeigt typische Prüfrichtungen. Für GmbH, UG oder gemischte Personengesellschaften gelten zusätzlich die rechtsformspezifischen Regeln. Die jeweils genannten SV-Prüfungen werden in den folgenden Abschnitten mit ihren Voraussetzungen erklärt.

Der Ablauf: Stellen, Meldungen und Fristen auf einen Blick

Die Termine betreffen unterschiedliche Pflichten. Eine Meldung bei einer Stelle ersetzt die anderen nur, wenn dies ausdrücklich vorgesehen ist. Beginn und Übermittlung schriftlich dokumentieren; branchen- und fallbezogene Sonderregeln bleiben zu prüfen.

Rechtsgrundlagen: § 14 GewO, § 138 AO, § 192 SGB VII, § 190a SGB VI, § 28a SGB III und § 6 SGB VI.

Anmeldungen und Erlaubnisse rechtzeitig erledigen

Prüfen Sie vor Tätigkeitsbeginn, ob Sie eine Berufszulassung, Gewerbeerlaubnis oder handwerksrechtliche Eintragung benötigen. Die Gewerbeanmeldung ersetzt keine erforderliche Erlaubnis. Zulassungspflichtige Handwerke nach Anlage A der Handwerksordnung setzen grundsätzlich die Eintragung in die Handwerksrolle voraus. Für zulassungsfreie Handwerke und handwerksähnliche Gewerbe bestehen andere Anzeige- und Verzeichnispflichten. Klären Sie die konkrete Tätigkeit mit der zuständigen Kammer; nicht jedes Handwerk verlangt einen eigenen Meisterbrief des Betriebsinhabers.

Gewerbe: Den Beginn eines stehenden Gewerbes müssen Sie grundsätzlich gleichzeitig mit dem Betriebsbeginn bei der zuständigen Gewerbebehörde anzeigen. Das gilt auch bei nebenberuflicher Ausübung. Bei rein freiberuflicher Tätigkeit ist grundsätzlich keine Gewerbeanzeige erforderlich. Für Land- und Forstwirtschaft ist zwischen fehlender Gewerbeanzeigepflicht und den steuerlichen Anzeigepflichten gegenüber der Gemeinde beziehungsweise dem Finanzamt zu unterscheiden.

Finanzamt: Übermitteln Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit unaufgefordert elektronisch, regelmäßig über Mein ELSTER. Die Frist lautet „ein Monat“, nicht pauschal „vier Wochen“. Die Weiterleitung der Gewerbeanmeldung ersetzt den Fragebogen nicht. Papier ist nur bei zugelassener Härtefallausnahme vorgesehen.

Bereiten Sie Beginn, Tätigkeitsbeschreibung, Rechtsform, Anschriften sowie realistische Umsatz- und Gewinnschätzungen vor. Denken Sie außerdem an die Entscheidung zur Umsatzsteuer und eine nachvollziehbare Gewinnermittlung. Die Schätzungen sind für Vorauszahlungen und Liquiditätsplanung wichtig. Bewahren Sie Übermittlungsbestätigung und Bescheide auf; teilen Sie relevante Änderungen mit.

Grundlagen und Zugang: § 14 GewO, § 138 AO, § 1 HwO, § 18 HwO und ELSTER für Unternehmensgründungen.

Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuer und Sozialversicherung nicht verwechseln

Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer. Sie ist keine allgemeine Steuerbefreiung und keine Befreiung von Kranken-, Pflege- oder Rentenversicherungsbeiträgen. Maßgebend ist der gesetzlich bestimmte Gesamtumsatz, nicht der Gewinn nach Abzug der Betriebsausgaben. Bei einer im Inland ansässigen unternehmerisch tätigen Person gelten für die begünstigten inländischen Umsätze die folgenden Regeln.

Der Gesamtumsatz wird nach den Vorgaben des § 19 Absatz 2 UStG aus vereinnahmten Entgelten ermittelt; bestimmte steuerfreie Umsätze und Anlagenverkäufe bleiben außer Ansatz. Mehrere Tätigkeiten desselben umsatzsteuerlichen Unternehmers erhalten nicht jeweils eine eigene Grenze. Beispiel: Nach 18.000 € Gesamtumsatz im Gründungsjahr 2025 können 60.000 € im Jahr 2026 noch unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Ab 2027 scheidet die Regelung dann wegen Überschreitens der Vorjahresgrenze von 25.000 € aus, sofern keine andere Sonderregel eingreift.

Bei Anwendung der Regelung weisen Sie keine Umsatzsteuer gesondert aus und nehmen einen Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung in die Rechnung auf. Für die betreffenden Umsätze besteht grundsätzlich kein Vorsteuerabzug. Ein freiwilliger Verzicht kann bei Investitionen bedeutsam sein, bindet aber mindestens fünf Kalenderjahre. Deshalb sollten Sie Bruttopreise, Kundenkreis und geplante Anschaffungen vorab vergleichen.

Ausland gesondert prüfen: Auch Kleinunternehmer können beim Bezug von Leistungen ausländischer Anbieter Umsatzsteuer als Leistungsempfänger schulden. Die üblichen Befreiungen von Umsatzsteuererklärungen gelten in solchen Sonderfällen nicht uneingeschränkt. Für die Kleinunternehmerbefreiung in anderen EU-Staaten gibt es ein besonderes BZSt-Verfahren; die deutsche Regelung gilt dort nicht automatisch.

Grundlagen: § 19 UStG, Finanzverwaltung Hessen zur Neuregelung, ELSTER zu Erklärungsausnahmen und § 19a UStG.

Gewinn, Gewerbesteuer und Buchführung organisieren

Richten Sie von Beginn an eine geordnete Erfassung Ihrer Einnahmen, Ausgaben und Belege ein. Eine Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Absatz 3 EStG kommt in Betracht, wenn keine gesetzliche Buchführungs- und Abschlusspflicht besteht und Sie nicht freiwillig Bücher führen und Abschlüsse erstellen. EÜR bedeutet nicht, dass Nachweise oder besondere Aufzeichnungspflichten entfallen. Bei Bargeschäften oder elektronischen Kassensystemen sind die zusätzlichen Anforderungen gesondert zu prüfen.

Die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO kann gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte bei mehr als 800.000 Euro maßgebendem Jahresumsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn treffen. Sie beginnt grundsätzlich mit dem Wirtschaftsjahr nach Bekanntgabe der entsprechenden Mitteilung des Finanzamts. Andere gesetzliche Buchführungspflichten können bereits vorher bestehen. Reine Freiberufler fallen nicht allein wegen dieser Umsatz- oder Gewinngrenzen unter § 141 AO.

Die handelsrechtliche Befreiung für Einzelkaufleute hat eigene Voraussetzungen: An zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen dürfen jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss nicht überschritten werden; bei Neugründung ist zunächst der erste Abschlussstichtag maßgeblich. Diese Ausnahme ist keine allgemeine Befreiung für GmbH oder UG.

Gewerbesteuer: Der Freibetrag von 24.500 Euro gilt für natürliche Personen und Personengesellschaften und bezieht sich auf den maßgebenden Gewerbeertrag, nicht auf den Umsatz. Kapitalgesellschaften erhalten diesen Freibetrag nicht. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer haben unterschiedliche Bemessungsgrundlagen. Planen Sie Rücklagen und Vorauszahlungen getrennt von den Sozialversicherungsbeiträgen.

Grundlagen: § 4 EStG, § 141 AO, § 241a HGB und § 11 GewStG.

Rechnungen und E-Rechnungen von Anfang an vorbereiten

Organisieren Sie Rechnungserstellung, Rechnungsempfang und Ablage vor dem ersten Auftrag. Für Kleinunternehmer enthält § 34a UStDV vereinfachte Pflichtangaben, insbesondere Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder zulässige Alternative, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung. Eine normale Steuernummer und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern ist grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung vorgesehen. Eine einfache PDF-Datei ist dafür nicht ausreichend. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: Bis 31. Dezember 2026 sind noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers andere elektronische Rechnungen zulässig. Bei Vorjahresgesamtumsatz höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsregel für 2027. Daneben bestehen besondere Übergänge für bestimmte EDI-Verfahren.

Ausnahmen bleiben unter anderem für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze bestehen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Regeln für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind zusätzlich zu prüfen; die umsatzsteuerlichen Übergänge lösen nicht automatisch alle Pflichten gegenüber Behörden auf.

Ein- und Ausgangsrechnungen sind grundsätzlich acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres aufzubewahren; mögliche Verlängerungen und abweichende Fristen anderer Unterlagen bleiben zu beachten. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Originalteil unversehrt erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder Bildschirmfoto ersetzt ihn nicht.

Grundlagen: § 34a UStDV, § 27 Absatz 38 UStG, § 14b UStG und BMF-Fragen und Antworten zur E-Rechnung.

Sozialversicherung: Erst den tatsächlichen Erwerbsstatus klären

Die steuerliche Zuordnung als freiberuflich oder gewerblich beantwortet noch nicht, ob eine Tätigkeit sozialversicherungsrechtlich selbständig ausgeübt wird. Entscheidend ist das konkrete Auftragsverhältnis einschließlich seiner tatsächlichen Durchführung. Für eine Beschäftigung sprechen insbesondere Weisungsgebundenheit und Eingliederung in eine fremde Arbeitsorganisation. Unternehmerisches Risiko, eigene Gestaltungsmöglichkeiten und eine eigene Betriebsorganisation können für Selbständigkeit sprechen. Einzelne Merkmale oder die Überschrift „Honorarvertrag“ entscheiden nicht allein; erforderlich ist eine Gesamtwürdigung nach § 7 SGB IV.

Bei Zweifeln sollten Auftragnehmer oder Auftraggeber das Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund nutzen. Es betrifft den Erwerbsstatus in einem bestimmten Auftragsverhältnis; eine allgemeine Bescheinigung „für alle Tätigkeiten sozialversicherungsfrei“ wird damit nicht erteilt. Nach aktuellem Recht ist auch vor Tätigkeitsbeginn eine Prognoseentscheidung anhand eines schriftlichen Vertrags und feststehender Durchführungsumstände möglich. Diese Möglichkeit gehört zu den nach § 7a Absatz 7 derzeit bis 30. Juni 2027 befristeten Regelungen. Für Änderungen danach ist der Rechtsstand erneut zu prüfen.

Bei einer GmbH oder UG bedeutet die Geschäftsführerstellung nicht automatisch Selbständigkeit. Maßgeblich ist insbesondere die gesellschaftsrechtliche Rechtsmacht: regelmäßig mindestens 50 Prozent der Anteile oder eine umfassende, im Gesellschaftsvertrag verankerte Sperrminorität. Ein Vetorecht nur für einzelne Grundsatzentscheidungen genügt nicht. Bei der Anmeldung eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers löst die entsprechende Arbeitgebermeldung das obligatorische Statusverfahren aus; Entsprechendes gilt bei gemeldeten Ehegatten, Lebenspartnern und Abkömmlingen des Arbeitgebers. § 7a SGB IV · DRV: Geschäftsführer einer GmbH

Krankenkasse informieren und den künftigen Status klären

Teilen Sie Ihrer Krankenkasse den Beginn und alle erheblichen Veränderungen unverzüglich mit. Sinnvoll ist die Abstimmung bereits vor der Aufnahme: konkrete Tätigkeit, Beginn, gesamte Wochenarbeitszeit einschließlich Verwaltung und Akquise, prognostizierter Gewinn, weitere Einnahmen, Beschäftigte und parallel ausgeübte Tätigkeiten. Eine Gewerbeanzeige oder der ELSTER-Fragebogen ersetzt diese Mitteilung nicht. Lassen Sie sich den maßgeblichen Status und die Beitragsgrundlage nachvollziehbar bestätigen.

Hauptberuflich oder nebenberuflich: Entscheidend ist eine Gesamtbetrachtung der tatsächlichen zeitlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse. Die Bezeichnung „Nebengewerbe“ auf einem Formular und eine starre 20-Stunden-Regel liefern keine allgemeingültige Entscheidung. Bei regelmäßiger Beschäftigung mindestens eines mehr als geringfügig beschäftigten Arbeitnehmers vermutet § 5 Absatz 5 SGB V Hauptberuflichkeit; bei Gesellschaftern werden auch Arbeitnehmer der Gesellschaft berücksichtigt. Die gesetzliche Vermutung und entgegenstehende Umstände sind zu prüfen.

Mit einer bestehenden Beschäftigung: Bei fortbestehender Pflichtversicherung als Arbeitnehmer führt ein nur nebenberuflicher Gewinn regelmäßig nicht zu zusätzlichen GKV-Beiträgen, sofern keine gesetzliche Rente oder Versorgungsbezüge hinzutreten. Die besondere Regel des § 226 Absatz 1 Nummer 4 ist zu beachten. Bei freiwillig versicherten Arbeitnehmern wird dagegen grundsätzlich die gesamte wirtschaftliche Leistungsfähigkeit bis zur maßgeblichen Höchstgrenze berücksichtigt. „Nebenberuflich“ bedeutet deshalb nicht generell beitragsfrei. Eine mögliche Rentenversicherungspflicht der selbstständigen Tätigkeit ist nochmals getrennt zu prüfen.

Beim Wechsel in die hauptberufliche Selbstständigkeit: Bestimmte GKV-Pflichtversicherungen können entfallen. Endet eine bisherige Pflicht- oder Familienversicherung, setzt sich der Schutz häufig als freiwillige Anschlussversicherung fort. Ein Austritt daraus verlangt grundsätzlich die Erklärung innerhalb von zwei Wochen nach dem Hinweis der Krankenkasse und den Nachweis einer anderen Absicherung. Daneben existieren besondere Beitrittsrechte mit eigenen Voraussetzungen. Wer bisher privat versichert ist, erhält durch die Gründung allein keinen Zugang zur GKV. Sonderpflichtversicherungen etwa über die KSK oder die landwirtschaftliche Krankenversicherung sind vorrangig gesondert zu prüfen.

Studierende, Rentner und Beziehende von Entgeltersatzleistungen sollten den Wechsel ausdrücklich anhand ihres bisherigen Status prüfen lassen. Die Auswirkungen auf die übrigen Versicherungszweige sind nicht automatisch dieselben wie in der GKV. Vertiefung: Selbstständig in der GKV und Zugang zur freiwilligen Versicherung.

Originalquellen: § 5 SGB V – Versicherungspflicht und Hauptberuflichkeit · § 206 SGB V – Mitteilungspflichten · § 226 SGB V – Beiträge versicherungspflichtig Beschäftigter · § 9 SGB V – Freiwillige Versicherung · § 188 SGB V – Anschlussversicherung.

Kann die Familienversicherung während der Gründung bleiben?

Eine nebenberufliche Selbstständigkeit schließt die Familienversicherung nicht von vornherein aus. Zusätzlich müssen aber sämtliche persönlichen Voraussetzungen vorliegen und das regelmäßige Gesamteinkommen innerhalb der Grenze bleiben. Hauptberufliche Selbstständigkeit schließt die Familienversicherung unabhängig von einem niedrigen oder zunächst fehlenden Gewinn aus.

2026 gilt grundsätzlich eine monatliche Gesamteinkommensgrenze von 565 €. Bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung gilt die besondere Grenze von 603 € für das gesamte regelmäßige Gesamteinkommen. Sie ist keine allgemeine Gewinnfreigrenze für Selbstständige. Bei selbstständiger Arbeit ist grundsätzlich der steuerrechtlich ermittelte Gewinn maßgeblich, nicht der Umsatz und nicht die Höhe privater Entnahmen. Weitere Einkünfte sind nach den Regeln des Gesamteinkommens einzubeziehen.

Beispiel: 500 € regelmäßiger monatlicher Gewinn, keine weiteren Einkünfte und keine Hauptberuflichkeit können mit einer Familienversicherung vereinbar sein. Bei zusätzlich 200 € regelmäßigem Minijobentgelt beträgt die Summe in diesem vereinfachten Fall 700 € und überschreitet auch die besondere Grenze von 603 €. Eine vollständig hauptberufliche Gründung mit nur 500 € Gewinn scheidet bereits wegen der Hauptberuflichkeit aus.

Bei Beginn ist eine vorausschauende, nachvollziehbare Prognose nötig. Melden Sie spätere Änderungen, statt auf den nächsten jährlichen Fragebogen zu warten. Ein rückwirkend festgestelltes Ende kann eigene Beiträge auslösen. Ausführliche Einkommens- und Sonderregeln stehen unter Familienversicherung; der Vorabcheck ersetzt die Entscheidung der Krankenkasse nicht.

Originalquellen: § 10 SGB V – Familienversicherung · § 15 SGB IV – Arbeitseinkommen.

Kranken- und Pflegebeiträge 2026 in die Kalkulation aufnehmen

Für den freiwillig versicherten Standardfall wird das beitragspflichtige Einkommen innerhalb der Mindest- und Höchstbemessung berücksichtigt. Neben dem Gewinn können etwa Vermietung und Kapitalerträge zählen. Die Bemessung ist nicht einfach das zu versteuernde Einkommen nach Sonderausgaben und persönlichen Freibeträgen. Private Entnahmen verringern den beitragspflichtigen Gewinn nicht.

Für die folgenden vollen Monate wird ein beispielhafter Zusatzbeitrag von 2,9 % verwendet. Die Person ist freiwillig gesetzlich versichert, trägt ihre Beiträge selbst, hat ein Kind und deshalb 3,6 % Pflegebeitrag. Es gibt keine weiteren Einkünfte, Partner-Einkommensanrechnung oder Sonderbemessung. Die Beispiele gelten weder für die KSK noch für eine fortbestehende Familienversicherung.

Beispielrechnung für 2.000 € ohne Krankengeld: 2.000 € × (14,0 % + 2,9 %) = 338 € KV; hinzu kommen 2.000 € × 3,6 % = 72 € PV. Der Gesamtbetrag beträgt 410 €. Ein steuerlicher Gewinn von 2.000 € lässt deshalb noch keine Aussage über den nach Einkommensteuer, Altersvorsorge und Versicherungen verfügbaren Betrag zu.

Bei zuschlagspflichtiger Kinderlosigkeit beträgt der PV-Satz grundsätzlich 4,2 %. Bei mehreren berücksichtigungsfähigen Kindern unter 25 sinkt er ab dem zweiten bis zum fünften Kind jeweils um 0,25 Prozentpunkte. Altersgrenzen, Ausnahmen und Nachweise müssen passen. Pflegebeitrag im Detail.

Eigene GKV-/PV-Beiträge berechnen ↗

Der Rechner erfasst die dort beschriebenen Standardfälle, keinen vollständigen Steuerbescheid und keine Gesamtgründungskalkulation. Bei PKV richtet sich die Prämie nach dem Vertrag und nicht nach dieser Gewinnformel; Pflegepflichtversicherung und gegebenenfalls Krankentagegeld sind getrennt einzuplanen. PKV-Grundlagen und Kostenübersicht.

Originalquellen: § 240 SGB V – Beitragsbemessung freiwilliger Mitglieder · BMG – Beitragssätze und Bemessungsgrenzen 2026 · § 55 SGB XI – Pflegebeitrag und Kinderabschläge · GKV-Spitzenverband – Beitragsbemessung und Beitragsverfahrensgrundsätze Selbstzahler.

Gewinn schätzen, Steuerbescheid nachreichen, Rücklagen bilden

Bei Aufnahme der Tätigkeit setzt die Krankenkasse die einkommensabhängigen Beiträge zunächst anhand nachgewiesener voraussichtlicher Einnahmen vorläufig fest. Erstellen Sie dafür eine Gewinnprognose mit nachvollziehbaren Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Im laufenden Betrieb ist grundsätzlich der zuletzt erlassene Einkommensteuerbescheid maßgeblich; ein neuer Bescheid wird für die vorläufige Bemessung ab dem Folgemonat seiner Ausfertigung herangezogen. Die endgültige Festsetzung für das betreffende Kalenderjahr erfolgt anhand des dafür maßgeblichen Steuerbescheids.

Liquiditätsbeispiel: Wurden im ganzen Jahr zunächst 2.000 € monatlich angesetzt, ergeben sich später aber 3.000 € beitragspflichtige Einnahmen je Monat, beträgt die Nachzahlung unter den obigen Annahmen 205 € pro Monat, also 2.460 € für zwölf volle Monate. Eine Steuernachzahlung kann zusätzlich entstehen. Halten Sie deshalb Steuer- und Beitragsrücklagen getrennt im Blick.

Übermitteln Sie Steuerbescheide nach Erhalt an die Krankenkasse und bewahren Sie den Zugangsnachweis auf. Der Versand ans Finanzamt oder an die Steuerberatung ersetzt dies nicht. Auf Verlangen müssen die tatsächlichen Einnahmen grundsätzlich innerhalb von drei Jahren nach Ablauf des Beitragsjahres nachgewiesen werden. Andernfalls droht eine endgültige Festsetzung nach der Beitragsbemessungsgrenze. Für einen noch nicht erlassenen Steuerbescheid sowie eine nachträgliche Neufestsetzung bestehen besondere zwölfmonatige Regelungen. Nicht kommentarlos auf den Ablauf einer Frist warten.

Bei starkem Gewinneinbruch kann unter den Voraussetzungen der Beitragsverfahrensgrundsätze eine Anpassung der vorläufigen Beiträge beantragt werden. Benötigt werden geeignete Nachweise; ein niedriger Kontostand genügt nicht. Gewinneinbruch und Nachweise · Bescheide und Korrekturen.

Originalquellen: § 240 SGB V – Beitragsbemessung freiwilliger Mitglieder · GKV-Spitzenverband – Beitragsbemessung und Beitragsverfahrensgrundsätze Selbstzahler.

Arbeitsunfähigkeit und Einkommensausfall vor dem Start absichern

Hauptberuflich Selbstständige erhalten nicht automatisch gesetzliches Krankengeld. Die gesetzliche Wahlerklärung gegenüber der Krankenkasse kann den Schutz grundsätzlich ab der siebten Woche einer Arbeitsunfähigkeit einschließen. Dafür gilt im einschlägigen Standardfall der allgemeine statt des ermäßigten Beitragssatzes. Die Wahlerklärung bindet grundsätzlich drei Jahre. Ein satzungsabhängiger Krankengeld-Wahltarif ist davon zu unterscheiden und kann zusätzliche Prämien und andere Leistungsbedingungen vorsehen.

Die ersten sechs Wochen, weiterlaufende Betriebskosten und die Versorgung der Familie sind gesondert zu planen. Aus einem gezahlten Mindestbeitrag folgt nicht ohne Weiteres ein entsprechendes Krankengeld in jeder persönlichen Situation. Eine erst während bestehender Arbeitsunfähigkeit abgegebene Wahlerklärung wirkt grundsätzlich erst nach deren Ende. Die Entscheidung deshalb vor einem Krankheitsfall treffen. Bei PKV sind tariflicher Krankentagegeldschutz, Karenzzeit und versicherbarer Verdienstausfall zu prüfen.

Originalquellen: § 44 SGB V – Krankengeld und Wahlerklärung · § 46 SGB V – Entstehen des Krankengeldanspruchs.

Rentenversicherung: Selbständigkeit kann Versicherungspflicht auslösen

Auch tatsächlich Selbständige können gesetzlich rentenversicherungspflichtig sein. Zu prüfen sind insbesondere Lehrer und Erzieher, bestimmte Pflegepersonen, Hebammen, Künstler und Publizisten, bestimmte in die Handwerksrolle eingetragene Gewerbetreibende sowie Selbständige mit im Wesentlichen einem Auftraggeber. Die Voraussetzungen unterscheiden sich: Bei Lehrern und bestimmten Pflegepersonen kommt es unter anderem auf regelmäßig beschäftigte versicherungspflichtige Arbeitnehmer an; bei Hebammen entfällt die Pflicht nicht schon durch deren Beschäftigung. Auch eine Tätigkeit neben einem Arbeitsverhältnis ist gesondert zu prüfen. Geringfügige selbständige Tätigkeiten können nach § 5 Absatz 2 SGB VI versicherungsfrei sein; die Voraussetzungen einschließlich Zusammenrechnung sind eigenständig zu beurteilen. § 2 SGB VI

Ein Auftraggeber bedeutet nicht automatisch Scheinselbständigkeit. Wer wirklich selbständig arbeitet, regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt und dauerhaft im Wesentlichen für einen Auftraggeber tätig ist, kann gerade als Selbständiger nach § 2 Satz 1 Nummer 9 SGB VI rentenversicherungspflichtig sein. Die Prüfung des Erwerbsstatus und diese besondere Rentenversicherungspflicht sind zwei verschiedene Schritte.

Lehrer/Erzieher, Pflegepersonen, Hebammen und Selbständige nach Nummer 9 müssen sich innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme beim Rentenversicherungsträger melden. Für Handwerker bestehen ergänzende Meldevorschriften; bereits in der Handwerksrolle eingetragene Tatbestände müssen nicht nochmals entsprechend gemeldet werden. Eine verspätete Meldung beseitigt die Beitragspflicht nicht. § 190a SGB VI

Für Existenzgründer mit einer Pflicht nach Nummer 9 ist auf Antrag eine zeitlich begrenzte Befreiung bis zu drei Jahren möglich. Das ist keine allgemeine Beitragsfreiheit für alle Gründer, etwa Lehrer. Für eine Wirkung ab Vorliegen der Voraussetzungen muss der Antrag grundsätzlich innerhalb von drei Monaten gestellt werden; sonst wirkt er erst ab Eingang. § 6 Absatz 1a und 4 SGB VI

Beitragsplanung 2026: Im allgemeinen Regelbeitragsmodell ergibt die monatliche Bezugsgröße von 3.955 Euro bei 18,6 Prozent einen Beitrag von 735,63 Euro; der halbe Regelbeitrag für berechtigte Gründer beträgt 367,82 Euro. Die Gründerregelung reicht grundsätzlich bis zum Ablauf der ersten drei Kalenderjahre nach dem Aufnahmejahr. Alternativ kommt bei entsprechendem Nachweis ein einkommensgerechter Beitrag in Betracht. Dafür gelten die Nachweis- und Anpassungsregeln des § 165 SGB VI; bei erstmaligem Beginn ohne Steuerveranlagung wird das Arbeitseinkommen anhand geeigneter Unterlagen bestimmt. Diese Regeln dürfen nicht mit der vorläufigen und endgültigen Beitragsfestsetzung der freiwilligen GKV gleichgesetzt werden. Für KSVG, Versorgungswerke und landwirtschaftliche Alterskasse gelten eigene Regeln. § 165 SGB VI · DRV: Beiträge Selbständiger

Bei einkommensgerechter RV-Beitragsbemessung ist der Einkommensteuerbescheid grundsätzlich spätestens zwei Kalendermonate nach seiner Ausfertigung dem Rentenversicherungsträger vorzulegen. Die Einkünfte werden nach § 165 SGB VI gegebenenfalls auf ein Jahr hochgerechnet und dynamisiert. Bei einem voraussichtlichen Rückgang um mindestens 30 Prozent kommt auf Antrag eine Anpassung anhand geeigneter Nachweise in Betracht. Ein Steuerbescheid kann daher sowohl gegenüber der Krankenkasse als auch gegenüber der Rentenversicherung benötigt werden; die jeweils unterschiedlichen Fristen und Wirkungen sind zu beachten.

Sonderfall Lehrtätigkeit: Übergangsregelung ist keine Beitragsbefreiung

Künstler und Publizisten: Künstlersozialkasse frühzeitig einschalten

Bei einer erwerbsmäßigen, nicht nur vorübergehenden künstlerischen oder publizistischen Tätigkeit ist eine Versicherung nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz zu prüfen. Das betrifft grundsätzlich Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung. Regelmäßig darf im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit nicht mehr als ein Arbeitnehmer beschäftigt werden; für Auszubildende und geringfügig Beschäftigte gelten Ausnahmen. Ob die Tätigkeit steuerlich freiberuflich heißt, ersetzt die KSK-Prüfung nicht. § 1 KSVG

Grundsätzlich muss das voraussichtliche Jahresarbeitseinkommen aus dieser Tätigkeit mehr als 3.900 Euro betragen. Gemeint ist Arbeitseinkommen beziehungsweise Gewinn, nicht Umsatz. Für Berufsanfänger gilt in den ersten drei Jahren eine Ausnahme; bei unterjähriger Tätigkeit und späteren Einkommensschwankungen bestehen weitere Sonderregeln. Die Beiträge werden grundsätzlich anhand des voraussichtlichen Arbeitseinkommens ermittelt, der Versicherte trägt regelmäßig etwa die Hälfte; Besonderheiten etwa beim Pflegeversicherungszuschlag bleiben zu beachten. Die Meldung sollte unverzüglich erfolgen, weil der Versicherungsbeginn regelmäßig an die Meldung bei der KSK anknüpft. § 3 KSVG · § 8 KSVG

Unfallversicherung: Unternehmen anmelden und eigenen Schutz prüfen

Ein neues Unternehmen ist grundsätzlich binnen einer Woche beim zuständigen Unfallversicherungsträger anzumelden. Das gilt auch für Freiberufler und Solo-Selbständige ohne Beschäftigte. Wird eine Gewerbeanmeldung erstattet, gilt diese Meldepflicht nach § 192 SGB VII als erfüllt; die zuständige Berufsgenossenschaft erhält die Gewerbemeldung. Freiberufler ohne Gewerbeanmeldung dürfen sich auf diesen Übermittlungsweg nicht verlassen. DGUV: Unternehmen anmelden

Die Anmeldung des Unternehmens ist von der persönlichen Versicherung des Unternehmers zu unterscheiden. Beschäftigte sind grundsätzlich gesetzlich unfallversichert. Beim Unternehmer selbst kann je nach Tätigkeit eine Versicherung kraft Gesetzes oder Satzung bestehen; anderenfalls kommt eine freiwillige Versicherung in Betracht. Beispielsweise gelten für bestimmte Tätigkeiten im Gesundheitswesen und in der Landwirtschaft besondere gesetzliche Regeln. Beiträge richten sich nach dem zuständigen Träger und den einschlägigen Bemessungsregeln; eine pauschale Monatsprämie für alle Gründer gibt es nicht. § 2 SGB VII

Arbeitslosenversicherung: Dreimonatsfrist und Beiträge einplanen

Wer eine selbständige Tätigkeit mit mindestens 15 Wochenstunden beginnt, kann unter weiteren Voraussetzungen ein Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag bei der Agentur für Arbeit begründen. Erforderlich sind grundsätzlich mindestens zwölf Monate Versicherungspflicht in den vorherigen 30 Monaten oder unmittelbar zuvor ein Anspruch auf eine Entgeltersatzleistung nach dem SGB III. Vorrangige Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit kann entgegenstehen; eine geringfügige Beschäftigung schließt den Zugang nicht allein aus.

Der Antrag ist grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme zu stellen. Entfällt erst später ein vorrangiger Ausschlusstatbestand, enthält § 28a Absatz 3 eine besondere Frist. Bei früheren, wiederholt unterbrochenen Antragspflichtversicherungen mit Arbeitslosengeldbezug sind zusätzliche Ausschlüsse zu prüfen. § 28a SGB III

Beiträge 2026: Maßgeblich ist grundsätzlich die monatliche Bezugsgröße von 3.955 Euro, nicht der tatsächliche Gewinn. Bei 2,6 Prozent ergibt sich ein Monatsbeitrag von 102,83 Euro. Im Gründungsjahr und im folgenden Kalenderjahr wird bei Selbständigen nur die halbe Bezugsgröße zugrunde gelegt; daraus ergeben sich 51,42 Euro monatlich. Die Ermäßigung gilt damit nicht schlicht für zwölf Monate. Werte anderer Jahre sind neu zu prüfen. § 345b SGB III · § 341 SGB III

Versorgungswerk, Landwirtschaft und weitere Altersvorsorge

Bei verkammerten Berufen sind die Mitgliedschaft im zuständigen Versorgungswerk und die jeweiligen landesrechtlichen beziehungsweise satzungsrechtlichen Beiträge zu prüfen. Soweit zugleich gesetzliche Rentenversicherungspflicht besteht, ist eine mögliche Befreiung nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 SGB VI gesondert zu beantragen. Sie ist tätigkeitsbezogen und folgt nicht automatisch aus der Kammermitgliedschaft.

Landwirtschaftliche Unternehmer müssen die Zuständigkeit der SVLFG für Unfallversicherung, Alterskasse sowie Kranken- und Pflegeversicherung klären. Dabei sind unter anderem Unternehmensart, Mindestgröße und persönliche Verhältnisse maßgeblich; die steuerliche Einkunftsart allein reicht nicht. SVLFG: Versicherte Personen

Besteht keine gesetzliche Rentenversicherungspflicht, kommen freiwillige Beiträge oder eine Versicherungspflicht auf Antrag in Betracht. Letztere ist grundsätzlich innerhalb von fünf Jahren nach Aufnahme oder Ende einer Versicherungspflicht aufgrund der Tätigkeit zu beantragen. Die Varianten unterscheiden sich in Bindung und Leistungsfolgen und sollten vor der Entscheidung verglichen werden. § 4 Absatz 2 SGB VI

Förderung, Beschäftigte und weitere Voraussetzungen

Förderung vor dem Start prüfen: Wer Arbeitslosengeld bezieht, sollte vor Kündigung, Vertragsbindung und Tätigkeitsaufnahme mit der Agentur für Arbeit sprechen. Ein Gründungszuschuss setzt im Regelfall bei Beginn noch mindestens 150 Tage Arbeitslosengeldanspruch, die Beendigung der Arbeitslosigkeit durch eine hauptberufliche Selbstständigkeit und eine bestätigte Tragfähigkeit voraus. Er ist eine Ermessensleistung. Förderbedingungen und der Hauptberuflichkeitsbegriff der Arbeitsförderung dürfen nicht ungeprüft auf die GKV übertragen werden. Der für die soziale Sicherung vorgesehene Anteil von 300 € wird nach § 240 Absatz 2 SGB V bei freiwilligen Beiträgen nicht berücksichtigt; das macht nicht den gesamten Zuschuss beitragsfrei.

Bei den ersten Beschäftigten: Unternehmensnummer und Betriebsnummer sind zu unterscheiden. Vor der ersten Meldung sind die notwendigen Kennungen und ein zulässiger Übermittlungsweg einzurichten. Anschließend folgen Statusprüfung, Anmeldung, Lohnsteuer, Beitragsnachweise, Beitragszahlung sowie gegebenenfalls Sofortmeldungen und Umlagen. Eine Buchhaltungssoftware ersetzt nicht automatisch ein geeignetes Entgeltabrechnungs- und Meldeverfahren. Erste Einstellung: Ablauf und Kennungen · Offizielle Meldewege.

Je nach Geschäftsmodell zusätzlich: Berufszulassung und erforderliche Haftpflicht, Betriebsräume und zulässige Nutzung, Hygiene- oder Sicherheitsanforderungen, Berufsgenossenschaft, Verträge und Verbraucherinformationen, Datenschutz bei Kunden- und Beschäftigtendaten sowie Website-Anbieterangaben klären. Ein Gewerbeschein ersetzt keine besondere Erlaubnis. Für erlaubnispflichtige Handwerke ist die Handwerkskammer vor dem Start einzubeziehen. Bei Auslandsaufträgen oder Arbeit in mehreren Staaten sind steuerlicher Leistungsort und anwendbares Sozialversicherungsrecht getrennt zu prüfen; gegebenenfalls ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Grenzüberschreitende Versicherungsfälle.

Für die Planung sind ein Geschäftskonto beziehungsweise eine klar getrennte Zahlungsübersicht, geordnete Belege, feste Fristen und Rücklagen sinnvoll. Ein separates Geschäftskonto ist aber nicht für jede natürliche Einzelunternehmerperson gesetzlich vorgeschrieben; Rechtsform und Bankbedingungen entscheiden mit. Vertrags- und Steuerfolgen einer Gesellschaftsgründung sind vor Unterzeichnung zu prüfen.

Originalquellen: Bundesagentur für Arbeit – Gründungszuschuss · § 240 SGB V – Beitragsbemessung freiwilliger Mitglieder.

Vier typische Tätigkeiten: Steuer und SV getrennt anwenden

Die Fälle sind Prüfanleitungen, keine verbindlichen Statusentscheidungen. Die Rechtsgrundlagen stehen in den jeweiligen Abschnitten dieses Leitfadens.

Checkliste: Was vor und nach dem ersten Auftrag erledigt sein sollte

1. Tätigkeitsprofil festhalten: Leistung, Kunden, Beginn, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, Qualifikation und geplante Beschäftigte dokumentieren.
2. Einkunftsart und Rechtsform klären: Gewerbe, freier Beruf, Landwirtschaft oder andere Einkünfte; gemischte Tätigkeiten und Gesellschaften gesondert behandeln.
3. Erlaubnisse vor dem Start: Gewerbeamt, Handwerks- oder Berufskammer und zuständige Fachbehörde einbeziehen, soweit erforderlich.
4. Steuerliche Erfassung vorbereiten: ELSTER-Zugang rechtzeitig einrichten, Umsätze und Gewinne realistisch schätzen, Umsatzsteuerentscheidung dokumentieren.
5. Erwerbsstatus prüfen: Verträge und tatsächliche Durchführung abgleichen; bei Zweifel DRV-Statusverfahren erwägen.
6. Krankenkasse informieren: Haupt-/Nebenberuflichkeit, Fortbestand einer Familienversicherung, Mitgliedschaft und Beitragsbeginn klären.
7. Ausfallabsicherung wählen: Krankengeld beziehungsweise Krankentagegeld und Rücklagen für Karenzzeiten prüfen.
8. DRV, KSK, Versorgungswerk oder SVLFG: Berufsbezogene Versicherungspflicht, Anträge und Fristen klären; keine allgemeine Befreiung für Gründer unterstellen.
9. Unfallversicherung melden: zuständigen Träger, erfüllte Unternehmensanzeige und eigenen Unternehmer-Versicherungsschutz unterscheiden.
10. Arbeitslosenversicherung und Förderung: Förderantrag rechtzeitig vor Beginn und gegebenenfalls freiwillige Arbeitslosenversicherung innerhalb der gesetzlichen Antragsfrist prüfen.
11. Rechnungen und Aufzeichnungen einrichten: Pflichtangaben, Umsatzsteuer, E-Rechnungsempfang und geordnete Belegaufbewahrung sicherstellen.
12. Liquidität planen: Einkommen-/Umsatz-/Gewerbesteuer, GKV/PV, Altersvorsorge, Betriebskosten und mögliche Nachzahlungen getrennt kalkulieren.
13. Bei Beschäftigten: Arbeitgeberkennungen, Abrechnung, Meldungen, Beitragsnachweise und Zahlungstermine vorbereiten.
14. Nach dem Start nachhalten: Bescheide prüfen, Steuerbescheide an die Krankenkasse weiterleiten, Änderungen melden und Prognosen aktualisieren.

Die Checkliste kann über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden. Sie fordert keine persönlichen Daten an. Für Anträge und Meldungen sind die verlinkten zuständigen Stellen zu verwenden.