Elektronische Patientenakte (ePA): Wer darf meine Daten sehen?

Welche Unterlagen finde ich in meiner ePA?

Die ePA führt medizinische Unterlagen verschiedener Praxen und Krankenhäuser an einem Ort zusammen. Dazu gehören etwa Arztbriefe, Laborbefunde und Entlassbriefe aus der aktuellen Behandlung, die elektronisch vorliegen. Die Medikationsliste erfasst Arzneimittel aus E-Rezepten. Ein frei gekauftes Schmerzmittel erscheint dort nicht automatisch. Bringen Sie deshalb zur Medikamentenbesprechung auch die Namen Ihrer selbst gekauften Präparate mit.

Frühere Befunde werden nicht lückenlos aus den Praxisakten übernommen. Fehlt ein wichtiger Bericht, können Sie bei der behandelnden Praxis eine Kopie anfordern und ihn selbst mit der ePA-App Ihrer Krankenkasse hochladen. Ihre Krankenkasse kann Abrechnungsdaten einstellen. Die medizinischen Dokumente in der ePA kann sie nicht lesen.

Wer bekommt Zugriff und wie lange?

Wenn Ihre elektronische Gesundheitskarte in einer behandelnden Praxis eingelesen wird, weist das den Behandlungskontakt nach. Sofern Sie den Zugriff nicht gesperrt haben, kann berechtigtes Personal die für Ihre Versorgung erforderlichen Daten aufrufen. Ihre ePA liegt verschlüsselt auf Servern im Gesundheitsnetz. Was Sie bei einer fehlenden Karte tun können, erklärt der Ratgeber zur elektronischen Gesundheitskarte.

Im Zugriffsprotokoll Ihrer ePA-App sehen Sie, welche Einrichtung wann auf Ihre Akte zugegriffen hat. Wenn Sie die App nicht nutzen, können Sie das Protokoll bei der Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse anfordern. Auch dort darf niemand Ihre medizinischen Dokumente einsehen.

Wie widerspreche ich der ePA oder einzelnen Zugriffen?

Die gesamte Akte

Nach der Information durch Ihre gesetzliche Krankenkasse haben Sie sechs Wochen Zeit, der Einrichtung bei der Kasse zu widersprechen. Auch danach können Sie eine bereits bestehende ePA über die App oder bei der Kasse ablehnen. Die Akte und ihre Inhalte werden dann unwiederbringlich gelöscht. Sie können später eine neue Akte einrichten lassen.

Eine bestimmte Praxis oder Apotheke

Sperren Sie die betreffende Einrichtung in Ihrer App oder nennen Sie sie der Ombudsstelle Ihrer Kasse. Die Sperre gilt für diese Einrichtung, bis Sie sie aufheben.

Ein einzelner Befund

Möchten Sie einen Befund aus dem heutigen Termin aus der ePA heraushalten, sagen Sie das während der Behandlung. Bei bereits eingestellten Dokumenten können Sie in der App die Sichtbarkeit für alle medizinischen Einrichtungen beschränken oder das Dokument löschen. Die Behandlungsdokumentation in der Praxis bleibt bestehen.

Daten für die Forschung

Der vorgesehenen Übermittlung pseudonymisierter ePA-Daten an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit können Sie getrennt widersprechen. Nutzen Sie dazu die ePA-App oder die Ombudsstelle. Ihre Akte können Sie weiter für Ihre Behandlung nutzen.

Wie funktioniert die ePA für Kinder und Angehörige?

Auch ein familienversichertes Kind hat eine eigene ePA, sofern der Einrichtung nicht widersprochen wurde. Bis zum 15. Geburtstag nehmen im Regelfall die Sorgeberechtigten die Widerspruchsrechte wahr. Ab dem 15. Geburtstag können Jugendliche diese Rechte selbst ausüben. Wer die Akte des Kindes in einer App verwalten möchte, kann sich von der Krankenkasse erklären lassen, welche Nachweise sie für den Zugang benötigt.

Für Ihre eigene ePA können Sie bis zu fünf Vertrauenspersonen als Vertretung einrichten, etwa einen erwachsenen Sohn, der Sie bei Arztbesuchen begleitet. Allein die Verwandtschaft gewährt ihm keinen Zugang. Sie können die Vertretung in der App verwalten und wieder beenden. Ohne eigenes Smartphone ist die Einrichtung auch mit Ihrer Gesundheitskarte, der zugehörigen PIN und der ePA-App der Vertrauensperson möglich.

Was sieht mein Arbeitgeber bei einer Krankschreibung?

Weder die Personalabteilung noch die Führungskraft darf Einblick in Ihre ePA verlangen. Melden Sie dem Betrieb Ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich. Im regulären eAU-Verfahren ruft der Arbeitgeber anschließend bei der Krankenkasse unter anderem den bescheinigten Zeitraum und die Angabe zur Erst- oder Folgemeldung ab. Die Rückmeldung enthält keine Diagnose.

Für den Arbeitgeber ist die Krankenkasse die Anlaufstelle für diesen Abruf. Eine Freigabe der ePA ist dafür weder erforderlich noch zulässig. Das gilt auch dann, wenn Sie Ihre AU-Bescheinigung auf eigenen Wunsch in der ePA speichern lassen oder der ePA insgesamt widersprochen haben. Die einzelnen Meldeschritte erklärt der Ratgeber zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).

Handy verloren oder gewechselt: Wie komme ich wieder in meine ePA?

Ihre Befunde bleiben in der elektronischen Patientenakte, wenn Ihr Smartphone verloren geht oder Sie es ersetzen. Damit Sie die Akte wieder selbst öffnen können, müssen Sie den Zugang auf dem neuen Gerät freischalten. Wie das geht, hängt davon ab, ob Sie das bisherige Gerät noch bedienen können.

Das Handy ist weg oder wurde gestohlen

Lassen Sie den Zugang des verlorenen Geräts zu Ihrer GesundheitsID möglichst sofort sperren. Die GesundheitsID ist Ihr persönlicher digitaler Zugang zu Gesundheitsdiensten. Einige Kassen bieten eine Geräteverwaltung an, die Sie über ihre Internetseite erreichen. Können Sie sich dort nicht anmelden, wenden Sie sich an den Kundenservice Ihrer Kasse. Ist auch die physische Gesundheitskarte weg, melden Sie diesen Verlust gesondert.

Installieren Sie die ePA-App über die offizielle Internetseite Ihrer Kasse oder den dort verlinkten App-Store. Wählen Sie die Anmeldung für Ihr bestehendes Konto. Fehlt das alte Handy zur Bestätigung, nutzen Sie die von der Kasse angebotene Wiederherstellung. Für eine erneute Identifizierung kommen beispielsweise die Gesundheitskarte mit ihrer PIN oder ein Personalausweis mit eingeschalteter Online-Ausweisfunktion und Ausweis-PIN infrage. Eine Löschung der ePA ist für den Gerätewechsel nicht erforderlich.

Sie haben beide Geräte zur Hand

Behalten Sie das bisherige Handy, bis Sie Ihre Akte auf dem neuen öffnen können. Bei manchen Kassen lässt sich das neue Gerät mit der bisherigen App freigeben, etwa über einen Vergleichscode. Prüfen Sie vor dem Zurücksetzen des alten Handys auch, ob Sie für Zusatzfunktionen Ihrer Kasse einen Wiederherstellungsschlüssel brauchen.